Innholdsfortegnelse:
Post til og fra kommunen
Våler kommunes postliste
Postlisten til Våler kommune blir som hovedregel overført til nettsiden hver mandag, for hele den foregående uken.
Digital post
Våler kommune sender mer og mer post digitalt til alle. Det vil fortsatt kunne komme noen brev til deg på papir, men vi ønsker på sikt å kunne klare å sende alle brev digitalt.
HVORFOR DIGITAL POST?
Stortinget endret allerede i 2014 forvaltningsloven med tanke på at digital kommunikasjon skal være førstevalg i dialogen mellom innbyggerne og det offentlige. Lovendringen innebærer at offentlige virksomheter kan basere seg på elektronisk kommunikasjon med den enkelte, med mindre denne har reservert seg mot det.
Ifølge norge.no sender offentlige virksomheter ut 40 millioner brev i året. Det belaster miljøet, og er en helt unødvendig bruk av ressurser. Vi ønsker å oppfordre alle våre innbyggere til å ta i bruk sikker digital postkasse. Da hjelper du også til å spare miljøet.
Bedre service med digital post
For oss i Våler kommune innebærer digital postforsendelse:
- en trygg og sikker kommunikasjon med deg
- bedre service og raskere svar til deg
- et viktig ledd i prosessen mot en døgnåpen kommune
- at vi sparer miljøet
- at vi bruker mindre penger på porto og papir
Sjekk ut film om digital post fra det offentlige.
Sikker digital postkasse - SDP
Det er enkelt, sikrere og kommunen sparer penger. Vi anmoder derfor om at flest mulig skaffer seg digital postkasse. Våler kommune sender ut brev elektronisk til innbyggere og næringsliv.
Å motta post elektronisk innebærer flere fordeler for deg. Du får:
- raskere svar og informasjon fra det offentlige
- varsel på SMS eller e-post når du får brev fra oss
- tilgang til posten din hvor og når du vil
- samlet og lagret posten din trygt og gratis ett sted
Siden du må logge deg inn for å lese brevene, er du sikker på at ingen andre kan lese posten din. Du risikerer heller ikke at brev blir borte i postgangen. Digital postkasse er den sikreste postgangen som finnes.
Våler kommune anbefaler også at du skaffer deg digital postkasse. Du kan velge mellom to; Digipost og eBoks. Begge tilfredsstiller strenge krav til sikkerhet og er gratis å opprette og bruke. Direktoratet for IKT og forvaltning (Difi) har laget en enkel veiledning om hvordan du velger og oppretter postkasse. Hvis du ikke oppretter digital postkasse, vil du få posten fra oss i Altinn.
Registrer deg for å motta post digitalt
For at Våler kommune skal kunne sende digital post til deg, må du ha registrert mobiltelefonnummeret og/eller e-postadressen din i det nasjonale kontaktregisteret. Gå inn på norge.no og registrer deg, eller hvis du allerede er registrert, for eksempel ved at du mottar skattemeldingen din på Altinn, gå inn og kontroller at opplysningene er riktige.
Reserver deg dersom du ønsker å motta post digitalt
Privatpersoner som fortsatt ønsker å motta post på papir, kan reservere seg mot digital forsendelse. Det gjør du på norge.no. Dersom du tidligere har reservert deg, men nå ønsker digital post fra oss, opphever du reservasjonen samme sted.
Aldri brukt ID-porten?
Dersom du aldri har registrert mobilnummeret eller e-postadressen din ved innlogging til en offentlig tjeneste på nett via ID-porten, er det ikke nødvendig å reservere seg. Da kan Våler kommune ikke varsle deg på SMS eller e-post om at vi har sendt deg post, og må derfor sende posten på papir.
Unntak
Noen systemer som kommunen benytter har ikke funksjonalitet til å sende digitalt. Derfor vil du fortsatt noen ganger kunne få brev i postkassen fra oss.
Firmaer og organisasjoner
Firmaer og organisasjoner får digital post i Altinn. Firmaer kan ikke reservere seg mot å motta digital post fra det offentlige. Alle typer virksomheter må derfor logge seg inn i Altinn og registrere en varslingstjeneste med mobilnummer og/eller e-postadresse. Kommunen sender beskjed dit når det ligger post i firmaets digitale postkasse. Hvis andre enn daglig leder skal håndtere posten, må daglig leder gi dem tilgang til firmaets meldingsboks inne i Altinn.
Innsyn - retningslinjer og rutiner
Postliste
Postlisten gir oversikt over kommunens inn- og utgående post og interne notater sendt via sak-/arkivsystemet. Post fra Morsa, vannområdeutvalget for Vansjø- Hobøl- og Hølenvassdagene med kystområder, er også inkludert i kommunens postliste. Dokumenter i klientsaker i helse- og omsorgssektoren og barnevernsektoren publiseres ikke i postlisten.
Dokumentene i postlisten er ikke tilgjengelige i fulltekst, men alle dokumenter kan bestilles via innsynsløsningen i postjournalen til Våler kommune. For å unngå sammenstilling av flere forskjellige type dokumenter, over flere arkivdeler, er postlisten til Våler kommune kun tilgjengelig 6 måneder tilbake i tid.
NB! Vi minner om at e-post sendt til kommunen i utgangspunktet vil legges ut på den offentlige postlisten.
Hvem kan søke om innsyn?
Alle har rett til å kreve innsyn i offentlige dokumenter, journaler og lignende registre dersom det ikke er bestemt noe annet i lov/forskrift.
Du har likevel bare krav på innsyn i databaser hvis informasjonen kan søkes opp på en enkel måte. Et dokument finnes ikke bare på papir. Informasjon på for eksempel e-post og SMS kan være et dokument i lovens forstand.
Det er ikke noe krav at den som krever innsyn må ha saklig interesse. Innsynskravet må imidlertid gjelde en bestemt sak, eller i rimelig utstrekning saker av bestemt art.
Hva kan jeg få innsyn i?
Som hovedregel kan du få innsyn i:
- Saksliste eller saksdokumenter til kommunestyret eller annet kommunalt folkevalgt organ
- Dokumenter til/fra enheter i administrasjon som har selvstendig avgjørelsesmyndighet for saken dokumentet gjelder
Det er unntak fra innsynsretten, blant annet:
- Kommunen har plikt til å nekte innsyn i opplysninger som er taushetsbelagt (f.eks. personlige helseopplysninger)
- Kommunen kan nekte innsyn i interne dokumenter og dokumenter som er innhentet utenfra for den interne saksbehandlingen (f.eks. dokumenter i tilsettingssaker, rettssaksdokument, dokumenter i avtaleforhandlinger med videre).
Kommunen skal behandle krav om innsyn så raskt som mulig. Det betyr vanligvis samme dag eller innen én til tre arbeidsdager.
Den som har fått avslag på innsynskrav kan innen tre uker kreve nærmere begrunnelse eventuelt klage på avslaget til Statsforvalteren. Klagen skal sendes til Våler kommune, som behandler den og videresender klage til Statsforvalteren, dersom vedtak om avslag opprettholdes.
Våler kommunes rutiner for personvern
Våler kommune | Personvernerklæring (valer.kommune.no)
Regelverk og retningslinjer
Bilde tatt av innlevert arkivmateriale fra Våler kommune til Arkiv Øst. Arkiv Øst er en arkivinstitusjon som forvalter og oppbevarer arkiv fra Våler kommune og andre kommuner ( www.arkivo.no )